「その１　見つける」

課題というとおおげさですが、何に困っているかを見つけます。お客さまから「すでに困っているから、アウトソーシングを検討している。」とのお話をよく伺います。たしかにそのとおりです。
しかし、困っていることは業務に携わっている人の役割、役職によって違いますし、個人的、感覚的な意見もあるかもしれません。
そこで、業務に携わっている複数の方からお話を聞いてみることをオススメします。全社的な課題が浮き彫りになり、業務の全体像が見えてきます。そのため、「見つける」ことなります。
なお、お話を聞くにあたり、「課題」ではなく「問題」としてしまいますと、今、自分が間違っていることをしているのではないかと受け取られてしまい、必要なお話を聞けなくなってしまう可能性もあります。あくまでも「課題」として、お話をされる方の心理的バリアを下げるようにしましょう。

「その２　よくある課題」

では、どんな課題があるでしょう。お客さまからお伺いする課題には次のようなことがあります。

・請求書発行業務にコストがかかっている。
・請求書発行日に残業が増えてしまう。
・本来行うべき業務が請求書発行のため滞ってしまう。
・そもそも面倒。
・郵便料金が高い。２０１７年６月１日にはがきの料金が引き上げされる。
・社内にあるプリンター、封入機の維持に費用がかかっている。
・得意先指定の請求書がある。
・封入ミス、発送ミスが発生したことがあった。
・特定の担当者に依存しているため、請求書発行日に休めない。
・業務を変えたいが、どのように変えていいかわからない。

お客さま独自の課題や業界固有の課題もあるとは思いますが、おそらく似たような課題ではないでしょうか。
たくさん課題があるケースもあります。それでも見つけてしまった課題は課題として取り上げる必要があります。

「その３　担当者、リーダーを決める」

実はココが重要なポイントです。先に決めるべきポイントともいえます。
請求書発行業務をアウトソーシングする際、中心となって活動するご担当者様とリーダーを決める必要があります。
実際に活動するのは経理部門や管理部門のご担当者様が多いのですが、活動を円滑に進めるために社内の調整や業務の支援を行える、推進力のある役職者の方などがリーダーになっていただけますと、以降の活動がよりスムーズに進みます。
リーダーの方はご担当者様と同様、またはそれ以上の課題認識を持たれていることが多いです。アウトソーシングを成功させるためにも、共に取り組んでいく、という気持ちでのぞむことが重要となります。
第２回は、見つけた課題を掘り下げるためになにをするか？について解説します。