請求書のアウトソーシングに利用するデータ

はじめに

請求書の発行業務を外部の委託先にアウトソーシングする場合、請求データをどのようなファイル形式で提供すればいいでしょうか。本記事では請求書アウトソーシングで利用するデータについてご紹介します。

ファイル形式とそれぞれの特長

一般的な形式はテキスト形式のファイルです。大別すると、メインフレームやオフコンなどから出力される固定長形式、Windowsサーバーなどから出力される可変長形式の2つに分けられますが、CSV形式のファイルをご推奨します。正確には、ダブルコーテーション囲みのカンマ区切りのファイルが望ましい形式です。

CSV形式であれば、委託先での編集や加工が容易なため、以下のメリットがあります。
・現在お客さまで発行されている請求書の様式(デザイン、レイアウト)を忠実に再現することができる。
・カスタマーバーコード付与や区分郵便など、郵便料金の割引に必要な条件の準備ができる。
・委託先で業務品質を担保するためのさまざまなチェックが可能である、など。

近年、お客さまのシステムやアプリケーションによっては、CSV形式でのファイル出力ができず、PDF形式でのみ出力可能なシステムも増えています。PDF形式の場合、委託先での編集や加工に制約があるものの、以下のメリットがあります。
・現在お客さまで発行されている請求書の様式そのままで印刷が可能。
・アウトソーシング導入時の帳票開発費用が抑えられる。
・請求書の様式が変更となった場合、お客様側での変更のみで対応が可能。

しかし、外部委託先によっては、PDF形式に対応ができないこともあります。印刷は可能なものの、郵便割引のための対応ができないことやチェックができない事項があることがあるなど、お客さまによっては大きな影響がある場合もあります。

メリット/デメリットの比較

CSV形式とPDF形式での比較は以下のとおりです。

 CSV形式PDF形式
 
メリット(1) 現在お客さまで発行されている請求書の様式(デザイン、レイアウト)を忠実に再現することができる。
(2) カスタマーバーコード付与、区分郵便など、郵便料金の割引に必要な条件の準備ができる。
(3) 委託先で業務品質を担保するためのさまざまなチェックが可能、など。
(1) 現在お客さまで発行されている請求書そのままで印刷が可能。
(2) アウトソーシング導入時の帳票開発費用が抑えられる。
(3) 請求書の様式が変更となった場合、お客さま側での変更のみで対応が可能。
デメリット(1) アウトソーシング導入時に帳票開発費用が必要となる。
(2) 請求書の様式が変更となった場合、お客さまと委託先の両方に変更が必要。
(1) 郵便料金の割引や、厳密なチェックを実施することが難しい。
(2) 受け入れ可能な外部委託先が限られている。

ご提案

当社では、CSV形式でのファイル提供をご推奨しておりますが、PDF形式でご提供いただいた場合でも、専用のアプリケーションを利用することにより、ファイルの編集や加工が可能な設備、体制を保有しており、以下のような実績もあります。
・郵便番号、住所からカスタマーバーコードを生成して、元のPDFに付与する。
・発行対象の全ページが登録されているPDFを、1ページごとに分割して、さらに請求先ごとにまとめる。
・件数リスト、通数リストを作成し、正しく処理が行われているかのチェックを厳密に実施、など。

請求書のアウトソーシングにあたり不明点があるお客さまや、出力できるファイル形式に制約がありアウトソーシング先の選定にお困りのお客さまは、まずはお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

ページトップへ戻る