請求書以外の発行アウトソーシングのご紹介

請求書だけではありません

請求書以外にも発行業務をアウトソーシングできる帳票はたくさんあります。 本稿では、請求書以外の帳票発行業務について解説いたします。

どのような帳票があるの?

これまで請求書のアウトソーシングについて解説してまいりましたが、発行業務をアウトソーシングできる帳票は他にもまだたくさんあります。
業務ごとに当社で実績のある帳票をあげてみます。
経理関係では、納品書、支払通知書、残高確認書、各種明細書、償却資産申告書、口座振替案内、督促状、
人事関係では、給与明細書、賞与明細書、賃金台帳、源泉徴収票、給与報告書、
総務関係では、移転案内、株主総会の通知、広報関係では、ダイレクトメール、招待状、少し視点を変えてみると年賀状、暑中見舞いも対象となります。

紙の必要性

近年、電子化の普及に伴い、請求書の電子配信、給与明細の電子化の利用事例が増えています。
しかし、請求書の場合、請求書受け取り側の了解が必要な場合があり、より一層普及するためには、まだ課題が残されています。
一方、給与明細の場合、全従業員がアクセスできるしくみが必要となりますが、正社員以外のパートやアルバイトが多い会社様、現場や工場などPCやネットワークを利用できない環境の会社様、店長が給与明細を手渡しすることが業務上重要となっている、流通業界、外食業界など、紙の発行は多く残っています。よって、紙であることが必要な場合もあります。

納品書発行のアウトソーシング

当社に請求書発行業務のアウトソーシングのお問い合わせをいただいたお客さまからよくお聞きするのが、「納品書もアウトソーシングできるの?」というご意見です。たしかに請求書とは別ですが、納品書もアウトソーシングの対象となります。
ただし、請求書と比べますと一般的に月あたりの発行回数が多いことと、データ作成から発行までの期間が短く、基本的には即日発行であることから、アウトソーシング検討の際には、発行サイクル(日次、隔日、週次)、1回あたりの発行件数、送達猶予などをヒアリングさせていただき、最適な業務をご提案いたします。当社には多数の実績がございます。

多様な様式

請求書の様式は会社様によってさまざまですが、はがきと封書の違いはあるものの、発行する目的が同じであることから、どちらの会社様でもほぼ同じような内容となっています。
一方、それ以外の帳票は千差万別であり、当社での事例を一部ですが小さい順に並べてみます。

・名刺サイズのチラシ(案内)
・各種はがき(請求、通知)
・カード付きはがき(案内)
・横長の圧着はがき(案内)
・定形封筒(請求)
・定形外封筒(請求)
・定形外サイズ圧着はがき、(案内)
・A4用紙
・一般的なストックフォーム帳票

帳票発行業務をアウトソーシングする際、さまざまなサイズの発行物を作成できる対応力も重要なポイントになります。

大量でなくても大丈夫?

一般的に発行する件数が多くなければアウトソーシングするメリットがないと思われていますが、そんなことはありません。少ない件数でも、発行業務を行っている以上、業務の負荷はゼロにはなりません。
当社では数百件程度の小ロットでも効率的に処理できる体制を整えておりますので、少ないと思われる件数でも、まずはお気軽にご相談ください。

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