（１）専用システムや確認でミスなくスピーディーに

データ入力専門の業者では、入力に通常のOffice系のソフトを使用するのではなく、入力に特化した専門のソフトを使うことがほとんどです。専門のソフトは「連想式漢字入力」といった入力方法を用いることが一般的で、漢字などの入力のタッチ数を減らしながら、スピーディーにミスが起りにくい入力を実現しています。
また、確認作業では、エントリー（一次入力作業）だけでなく、ベリファイ（検査入力作業）を行い、入力ミスを防ぎます。それぞれ異なるデータを付け合わせて漏れを防ぐ方法や、ミスがあった場合、さらに第三者がその修正を行うなどの確認方法があります。

（２）急な案件でもスポットで依頼

キャンペーンなどのアンケートでは、一時的に大量の入力作業が必要になる場合があり、アンケート後に抽選なども行う場合、入力の期限も短いケースがあります。こうした場合、スポットにて社内で人材を確保するケースよりも、ご担当者様が残業等を行い入力することで、人手不足をカバーするケースがほとんどではないでしょうか。
しかし、繁忙期に重なる場合などでは、疲労も合わさってミスが頻出し、確認作業にさらに時間をとられて、疲労も増えていくといった悪循環になるケースも懸念されます。
アウトソーシングであれば、ノウハウやスキルのある安定した作業者を確保することができ、あらかじめスケジュールを立てることが容易にできます。

（３）専用環境でセキュリティー対策

長時間かかる入力作業では、原稿を持ち帰り自宅で作業を行いたいと考える方もいらっしゃるかもしれません。実際PCがあれば、どのような環境でもデータ化は可能ですが、お客さまの情報など、機密性の高いデータをまとめて取り扱うため大きなリスクが潜んでいます。
データ入力業者では、専用の入力施設にて入退出制限や監視体制を行っているケースが多く、コンピューターのウイルス等、システムへのセキュリティー対策も行われています。
また、当然ながら原稿の持ち出しなど禁止されており、テストや研修による教育も行い、環境と人間の両方からセキュリティー対策を行うことで高セキュリティーな運用を行うことができています。
（※入力施設の見学なども可能な業者もあります。ご担当者様ご自身の目で確認すると良いでしょう。）

業者選定を間違えるとデメリットも…

上記のベリファイなどの確認作業や、セキュリティーは多くの業者にて行っていますが、委託する際は、施設を含めきちんとした監査等が必要となります。業者によっては、定められたセキュリティーが守られていないケースや、入力作業を勝手に海外の業者に再委託してしまうケースもあります。実際に定められたルールにて運用されているかきちんと確認を行わなければ、社内での入力作業よりもリスクが大きくなってしまいます。
また入力に関して、入力ルールや不備の問い合わせ等、あらかじめ決めておかなければならない内容も多くあります。最初に入力業務をアウトソーシングする際などは思った以上に準備に時間がかかるケースがほとんどです。年に１度の定期案件などでは、その案件の直前ではなく、終了後から動き始めることで、選定等にも時間をかけることができるため、適切な業者にてスムーズなアウトソーシングが可能となるでしょう。

まとめ

いかがでしたか。毎年、その季節を想像すると憂鬱（ゆううつ）になるような入力作業に心当たりはありませんか。
他の業務を圧迫するほどであれば、アウトソーシングもご検討ください。もちろん作業者の方だけでなく、管理者の方にもとってもメリットがあり、業者選定など適切に行うことで、ミスが減りスピードも上がるだけでなく人件費などのコスト面でもメリットがあります。働き方改革の一つの手段としてもご検討ください。
なお、当社ではアンケート用紙の印刷、発送をこれまでも多く手掛けてきましたが、入力作業も一緒にご依頼されるケースもございます。信頼できる強力会社様と連携を行いながら、印刷、発送、回収、入力まで一連のサービスとしてご提供を行っておりますので、お困りの際はお気軽にご相談ください。