年賀状の準備、いつ始めたらいい？
はじめに
年賀状とは新年を祝う挨拶状のことで、ビジネスシーンでも年賀状は、取引先などへの感謝の気持ちを伝えるためにも重要な役割を担っています。 作成には、手書きのものから、パソコンやスマートフォンで作成したもの、印刷会社を利用したものなど、さまざまな方法で作成されます。最近ではテンプレートも豊富にありますが、年賀状は色々な人に見てもらえることも多く、より自社をアピールするためにはオリジナルのデザインで作成するのがおすすめです。本記事では、デザイン作成から依頼する場合のスケジュール例や注意点、印刷会社への発注ポイントをご紹介します。
１．年賀状作成のスケジュール
まず、スケジュールについてご説明します。令和５年１２月１５日ー１２月２５日の期間内に年賀状を差し出すことで、令和６年１月１日に受け取り先に届きます。※
少し余裕があるように感じられますが、確認や承認の関係者が多い場合や印刷後に手書きのメッセージを追加する場合等は、１１月頃にスケジュールを立て、各準備を進める必要があります。
以下は、作成スケジュールの一例となります。参考にしていただければ幸いです。
２．送り先の整理
次に、送り先の整理について説明します。送り先が整理されていない場合、必要な相手に届かなかったり、同じ相手に重複して送ってしまう可能性があります。そのため、氏名が正確であることはもちろん、会社名や住所、部署、役職なども最新の情報に更新しておくことが重要です。送り先の確認が営業担当者や店舗担当者からある場合、修正期間には１～２週間ほどかかることがあります。余裕を持って整理と確認を進めましょう。
また、送り先リストに自社の事業者や営業所をあらかじめ追加しておくことで、年賀状が予定通りに届いたか、品質に問題がなかったかなどを確認することができます。品質管理の一環として有効な手段ですので、ご活用ください。
３．印刷会社への発注ポイント
印刷会社に年賀状の作成を依頼する場合、印刷会社の選定、見積依頼、発注、校正、完成品の納品等の作業が必要になります。各作業について、ポイントをご説明します。
（１）印刷会社の選定
年賀状の作成には、年賀状本体のデザイン、印刷、宛名の印字、差し出し（発送）などの工程が含まれます。印刷会社によって対応可能な作業には違いがありますので、依頼したい作業が全て対応可能かどうかを事前に確認することが重要です。また、年賀状をより効果的に出すためには、汎用のテンプレートではなく、ＤＭの販促に知見を持つデザイナーから依頼できる会社を選ぶことが有効です。必要な要素を整理し、選定を進めましょう。
（２）相談、見積もり依頼
価格を確認するために、見積もりを依頼します。ご予算や年賀状の通数に応じて、印刷会社が紙質や印刷方法などをご提案し、見積もりを作成します。デザインから依頼する場合は、目指す効果も伝えるようにしましょう。
（３）発注
価格や納期などを確認し、問題がなければ発注することになります。発注時には、印刷会社との連絡や打ち合わせを行います。年賀状のデザインから印刷会社に依頼する場合は、まずは、デザインやレイアウトなどを決め進めていきます。自社でデザインを作成する場合には、入稿時のデータ形式についてあらかじめ確認しておきましょう。
（４）校正
その後、印刷会社から年賀状のデータなどが送られてきますので、デザインや文章に問題が無いか、自社の住所や年始の営業時間等の記載がある場合には不備がないかチェックしましょう。また、ＢｔｏＢの年賀状では、役職者や管理職の方へも同一デザインをお送りすることが多いです。そのため、役員の方などからの確認が必要となるケースもあります。確認に時間が掛かることも想定されますので、スケジュールを考慮して進めましょう。
（５）完成品の確認
最後に、印刷会社から完成品が届いたら、品質や数量などを確認し、問題がなければ受け取ります。なお、投かん作業（郵便局への引き渡し）まで依頼している場合には、そのまま印刷会社が年賀状を郵便局へ引き渡します。
以上が、年賀状の作成で必要な作業のポイントです。
印刷会社に依頼することで、従来とは違う雰囲気の年賀状を作れたり、印刷や投かんの手間を軽減できたりする場合があります。年賀状の作成でのお悩み等があれば、まずは印刷会社に相談してみましょう。
さいごに
当社では、企業向けの年賀状やダイレクトメールで多数の実績がございます。「社内で作成しているが時間や手間が掛かり大変」、「年賀状のデザインを新しくしたい」等のお悩みやご要望がございましたら、まずはお気軽にお問い合わせフォームからお問い合わせください。
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