アウトソーシングと代行の違い

近年、「アウトソーシング」というコトバはビジネス用語として定着し、業務を単に外注するだけではなく、戦略的な活動を含めたものとして使われる傾向にあります。
一方「代行」は、事務代行、運転代行、給与計算代行など、業務の一部を行うことを意味しており、どちらかというと、属人的な業務を外部に委託する活動が中心となっています。

■アウトソーシング
・業務（全体、または一部）を外部業者に委託する。
・「企業の事業戦略の達成を支援し、業務の有効性と効率性をより高めるために、外部組織のリソースを活用し、企業内業務の遂行を外部組織に委託すること。」
　※出典「アウトソーシングに関する情報セキュリティ対策ガイダンス　平成２１年６月　経済産業省」

■代行
・業務（全体、または一部）を外部業者で代行する。
・代行とは、他人（本人）に代わってある行為をすること。

このように、「アウトソーシング」と「代行」の違いについて明確な定義はなく、どちらも「外部委託」として同じ意味にとらえられているケースが多いと考えられます。そのため、特に目新しいサービスということではありません。
ただ「代行」とした分、より身近に感じられるのではないでしょうか。

請求書発送代行サービス

改めて請求書発行業務のプロセスを整理しますと、おおよそ以下のとおりとなります。

　１．請求データ入力
　２．請求書発行用機械の準備（プリンター、圧着機、封入封緘機、郵便料金計器、他）
　３．封筒、用紙準備
　４．請求データ作成（伝送）
　５．印刷
　６．封入封緘
　７．仕分け
　８．切手貼付（郵便料金をスタンプ）
　９．投函（発送）
１０．郵便料金支払い
１１．入金管理

当社で請求書発行業務のアウトソーシングとして受託しているのは、３．封筒・用紙準備から９．投函までが多く、また、アウトソーシングによって２．請求書発行用機械の準備も一部不要となるため、実際には２．からのニーズにお応えできます。
実際のお客さまからのお問い合わせも、３．から９．までのお問い合わせが中心です。
少し余談となりますが、従来は郵便局が請求書を含む郵便物を集荷していましたが、最近は集荷が取りやめとなり自社で郵便局に持ち込まなくてはならなくなりました。今後、投函に対する業務負荷も発送代行を検討する大きなポイントになると考えられます。
では、アウトソーシング、代行した場合、プロセスはどのようになるでしょうか。

　１．請求データ入力
　４．請求データ作成（伝送）
１０．郵便料金支払い
１１．入金管理

十一もあるプロセスが四つになり大幅に省力化されます。

当社の取り組み

今後もお客さま業務の課題解決を行い、継続的な業務改善をご提案し、新たなニーズを取り込み請求書発送代行サービスは進化し続けてまいります。ご期待ください。