お客さま情報

※写真はイメージです

業種　流通業
資本金　約4億円
売上高　約160億円(連結)
従業員数　約300名(連結)
国内約7拠点
グループ会社　約20社(海外含む)

アウトソーシング前の状況

こちらのお客さまもホームページのお問い合わせフォームからお問い合わせをいただきました。経理部門様を訪問してヒアリングさせていただいた内容は以下のとおりでした。

１.業務の概要
(１)発行件数は、月間約1,500通、約2,000ページ。
(２)請求締めは毎月10日、15日、20日、25日、末日。
(３)専用のプリンターで専用の用紙に印刷し、専用の封入封緘機を利用して発行している。
(４)請求書を郵送する以外にもFAX送信が約50件、メール送信が数件ある。

２.課題と問題点
(１)月末締め請求書の発行業務を行う日は、３～４人が １日がかりになってしまい、他の業務に手がつけられない。
(２)請求書発行に関するお取引先からのさまざな要望を取り入れた結果、例外処理が発生し業務が煩雑化している。最低でも次の６パターン存在していました。
　①通常の郵送
　②通常の郵送 + FAXでも送信
　③複数宛先の封筒をまとめて郵送 + FAXでも送信
　④通常の郵送 + PDFファイル作成
　⑤PDFファイル作成のみ
　⑥その他
(３)専用のプリンター、封入封緘機で業務を行っているが、１台しかないため、故障した際にリカバリーができない。

ヒアリングをした時点で既に３社に見積もり依頼をされており、当社を含め４社でのコンペとなりました。

提案書の内容

ヒアリングした内容を元に提案と見積もりを提示しました。提案の主な内容は以下の３つです。

１.請求データ伝送環境の提供
(１)セキュアなオンラインストレージによる請求データ(CSVファイル)伝送環境の提供。
(２)同環境を利用して納品用PDFファイルの伝送。

２.例外処理の移行
(１)業務内容の整理と管理形態の統一
例外処理をスムーズにアウトソーシングに移行するために業務内容を整理し、管理のために利用していたExcelファイルの様式を見直し、統一化する提案を行いました。
(２)システム化
その上で、Excelファイルを当社で開発した業務プログラムに取り込むことで、Excelファイルの内容を業務のルールとして利用できるため、例外処理のシステム化、標準化が可能となるという提案です。
(３)FAX送信業務とPDFファイル作成の取り込み
お客さまから送信された請求データ(CSVファイル)から、郵送用の請求書、FAX送信用のPDFファイル、納品用のPDFファイルの３パターンのアウトプットを同時に作成するという提案です。

３.セキュリティーの向上
(１)ワンプッシュレターによる誤封入の防止
印字から封入封緘までを自動化するワンプッシュレターを利用することで、誤封入を防止するものです。
(２)安心のセキュリティー体制
当社のDPSソリューションセンターのセキュリティー体制を紹介しました。

例外処理のシステム化だけでなく、Excelファイルの変更、連絡に関する運用ルールまでを含めて提案し、そのこともご評価いただき採用となりました。

導入効果

では、狙いどおり期待した効果は達成できたでしょうか。お客さまにヒアリングしました。

 １.業務の省力化 
(１)発行業務で１番面倒であった印刷、封入封緘および例外処理をアウトソーシングすることで業務の省力化が図られた
(２)一部の業務は残ったが、業務時間内で対応できる範囲になった

 ２.取引先へのサービスレベルの維持 
(１)例外処理をシステム化することで、担当者の発行業務の負担を軽減しながら、取引先へのサービスレベルは維持することができた
(２)クラウドFAXサービス※１を利用することにより、発行後短時間で送信できるようになった
※１クラウドFAXサービスはＴＬＰのパートナー企業が提供するサービスです

 ３.専用機器の撤去 
(１)末日以外の発行業務は残ったが、専用機器を撤去したことにより、設備費、減価償却費、保守費、消耗品費などコストの削減が達成できた
(２)撤去により設置場所も不要となったため、オフィスにゆとりができた

当初の要望をクリアし、目標を達成できました。アウトソーシングは成功したといえます。

まとめ

前回ご紹介しました成功事例と同様に、アウトソーシングの開始はゴールではなく、継続した業務改善のスタートとなります。今後も業務改善の提案を継続してまいります。