さまざまな出力形態に合わせた運用

これまで、請求書発行業務のアウトソーシングについて解説してまいりましたが、アウトソーシングできるのは、印字して発送する紙媒体だけではなく、FAXやWebなど他の媒体でも発行が可能です。 本稿では、FAX送信についてご紹介いたします。

FAX送信を取り巻く環境

ネットワークが普及し、電子取引が増えた現在でも、店舗や流通、工場など現場では、わざわざ操作しなくても紙が自動に出力されるという簡便さからFAXが多く利用されています。
請求書のアウトソーシング(第２回)で解説しましたが、請求書の発送は郵送だけでなく、急ぎの場合は個別にFAXで送信したり、請求書をPDFファイルにしてメール送信しているというお話は、どちらの企業様からもお聞きすることです。
送信の対象となる帳票は、請求書以外にも発注書、支払通知書、検収書など、より早くお取引先に届けなければならない帳票であり、現場の業務負担と利便性を考えますと、FAXに替わる有効な送信手段は今のところ見あたりません。
しかし、発行元の企業からすると、次項に説明するとおり、なんとかしたい業務ではあります。

FAX送信業務の現状と課題

ひとことでFAX送信業務と言っても、実際にはかなり面倒です。ざっと手順をあげますと以下のとおりです。
1.　該当の請求書を表示し印刷の指示をする。
2.　プリンターで必要枚数プリントする。
3.　FAX送信状をパソコンまたは手書きで作成する。
4.　FAX(一般的には複合機)にプリントした用紙をセットする。
5.　送信先を指定し間違いがないか確認する。会社の規定によっては２名で確認。短縮ボタンがあればそれを選択。
6.　FAX送信ボタンを押す。
7.　FAX送信実行(数分かかる)。
8.　無事送信できていれば、それを確認する。
9.　送信できなければ、しばらく待って同じ手順をくり返す。それでもダメなら違うFAXに送信するか、相手に電話をする。
10. 送信原稿に「FAX済」と押印する。
11. 送信原稿をファイリングする。

面倒なだけでなく、誤送信のリスクもあり、しかも急ぎであることがほとんどのため、ご担当者様としてはなるべく減らしたい、できればやめたい業務なのではないでしょうか。
FAX送信業務の課題を整理しますと、次のとおりとなります。
・そもそも面倒。
・誤送信が心配。
・きちんと相手に届いたかわからない。届かなかったらさらに面倒。

では、これらの課題を解決するためにはどうしたらよいのでしょうか。

FAX送信業務のシステム化

以前より、FAX送信を自動化するためのシステムは数多く導入されており、導入された企業様のお話をお聞きします。
自社の請求システムとの連携や特殊な送信方法への対応など自社導入にはメリットもあります。
しかし、システム導入には、FAX送信ソフトウエア、ハードウエアの購入、回線の手配が必要であり、導入後もシステム運用など、かなりコストと手間がかかり、利用する回線の数によっては、FAX送信に時間がかかっているというお話もお聞きします。
また、サーバーはOSの更新や定期的なハードウエアの更改が必要なこともあり、クラウドの普及拡大に伴い、自社内での運用をアウトソーシングに切り替える企業も増えています。

FAX送信業務のアウトソーシング

ＴＬＰでは、お客さまからお送りいただきましたデータを紙に印字し発送するのに加え、FAX送信できる環境を有しています。
お客さまにご用意いただくものは、紙の発行と同じ帳票プリント用のテキスト(CSV)データ、それとセットになったFAX番号のテキスト(CSV)データです。
帳票プリント用データにFAX番号が含まれていれば、そのままのデータがお使いいただける場合がございます。

業務としては、お客さまとあらかじめ取り決めた仕様に従って、帳票プリント用データから帳票データを生成し、それをFAX番号データに基づき送信先のFAXに自動送信するものです。
送信後は、送信状況の確認や不達の場合の再送信指示など、お客さまで行うこともできるため、データをお送りいただくたけで、以降の業務負荷が大幅に削減できます。
また、システムから自動送信するため、誤送信の心配もなくなります。
請求書発行業務のアウトソーシングをご検討されているお客さまで、FAX送信もまとめてアウトソーシングしたいお客さまは、ぜひＴＬＰにご連絡ください。