改めて請求書発行業務を考える。

緊急事態宣言下においてテレワークやリモートワーク、時差出勤など、さまざまな措置が講じられたことで、従業員の出社が大幅に制限されました。現在もテレワークを継続中のお客さまも多数いらっしゃいます。
しかし、従業員が出社できないからと言って業務を止めることはできません。
中でも請求書発行業務は止められない業務のひとつです。請求業務は代金回収に直結する企業を支える業務です。請求書が発行できないと代金の回収ができず、資金繰りが悪化してしまい、企業活動に大きな影響が出ます。

実態を調査しました。

そこで、自社で請求書の発行業務を行っているお客さまに伺いましたところ、各社とも非常に苦労されていました。
請求書発行のためだけに経理部門の方が出社され、手作業で何とか乗り切ったとか、担当者が出社に難色を示されたため、管理職が出社し慣れない作業に手間取りながら、手分けして行ったといったお話をいただきました。
他にも、三密を避けるために出社人数を制限したことで発行の日程を遅らせた、発行自体を1回見送ったというお客さまもいらっしゃいました。非常に困った事態になってしまったとのことです。
一方、せっかく請求書を発行しても肝心の受取先がテレワークでは、支払い手続きができず回収の遅延が発生してしまったとのお話もありました。
このような環境において紙の郵送からWEBでの配信に切り替えたお客さまもいらっしゃいました。受取先の環境にもよりますが、WEBであればテレワークでも請求書の受け取りができるため、支払い手続きが問題なく行えます。

当社のお客さまに伺いました。

次に当社に請求書発行業務をアウトソーシングいただいているお客さまに伺いました。
業務としてはこれまでどおり請求データをアップロードするだけであり、テレワークでも問題なく業務が進んたというご意見、出勤したとしても最低限の時間で業務が終了したため、あまり混乱はなかったとのお話を伺いました。
当社で紙の発行とWEBの配信の両方を行っているお客さまにも伺いました。結果として、紙からWEBに切り替えた件数は増えましたが、大幅ではなく毎月少しずつ増えていた件数が若干増えた程度でした。
これは冒頭の記事にも関連しますが、自社の請求書を発行するために出社していた経理部門の方が、その後、自社で受け取る請求書の支払い手続きを行うために短期間出社していたため、WEB発行件数があまり増えなかった、言い方を変えれば紙のままで業務を行っていたということです。
結果論にはなりますが、マスコミで報道されているほど間接部門のテレワークは進んでいなかったかも知れません。

今後の展望

ウイズコロナの時代、企業においてDX(デジタルトランスフォーメーション)への取り組みがこれまで以上に重要となり、デジタルに対応していない企業は生き残ることができないという意見もあります。
業務のデジタル化を進めるのはもちろんですが、紙の発行をアウトソーシングするだけでも請求書発行業務のDXと言えるのではないでしょうか。ぜひ、この機会に改めてアウトソーシングをご検討されてはいかがでしょうか。アウトソーシングされていれば、WEBへの切り替えもスムーズに行えます。