【封入封緘とは?】封入との違いから、手作業と機械での封入封緘の比較も解説!

はじめに

本記事では「封入封緘」がどのような作業かということから、手作業と機械による封入封緘の比較、社内の封入封緘作業を効率化するアイディアまでご紹介します。

封入封緘とは?封入との違いは?

まず、封入とは、書類や物品を封筒やパッケージに入れる作業を指します。
一方、封緘は封入されたものを閉じる作業のことを指し、封筒やパッケージに封をすることを意味します。これらの作業は、請求書などの通知物やダイレクトメール(以下、DM)を送る際、一連のプロセスとして行われ、「封入封緘」作業と呼ばれています。

手作業による封入と機械による封入封緘の違い

封入封緘には、人の手作業によるものと、封入封緘機等の機械によるものの2種類があります。手作業と機械、それぞれの封入封緘の違い、特長をご紹介します。

(1)手作業による封入封緘

人が手作業で行うため柔軟性が高い反面、通数が多い場合などに時間と労力がかかります。また、作業者の習熟度に応じて品質のばらつき、マニュアルや十分なチェック体制を構築していないと誤封入などのヒューマンエラーが発生する恐れがあります。
通数が少ない、封入封緘の量が少ない場合や特殊な形状など機械では封入が難しいものを扱う際に適しています。

(2)機械による封入封緘

機械による封入封緘は、インサーターとも呼ばれる自動封入封緘機で作業します。
機械での作業のため、一定の品質を確保できるだけでなく、人の労力も軽減されます。通数が大量の場合に適しており、検査装置等を併せて使用することで、誤封入等を防止することも可能です。
一方で、手作業に比べ柔軟性は劣り、機械によっては封入物の形状や使用する封筒等に制限がある場合があります。

手作業による封入と機械による封入封緘の違いまとめ
 手作業機械
費用社内コストのみ(残業なしの場合)導入、維持コストがかかる
品質習熟度によってばらつき安定
通数少量の通数に適している大量の通数に適している

封入封緘作業の効率化アイディア

続いて、請求書や挨拶状など、社内で行う封入封緘の作業を効率化するアイディアについて、以下3つご紹介します。

(1) 印刷済み封筒や封緘印を利用する
例えば、「○○書在中」などといった文字を表記する必要がある通知物には、封筒1枚1枚に都度明記するよりも、事前に「○○書在中」と印刷した専用の封筒を用意しておくことで作業をスムーズにできます。

また、封筒を綴じる際に必要な「締」や「封」などの封字についても、封緘印を活用することで効率よく処理ができます。
(2) 封入封緘機を利用する
封入封緘機を利用することで、封入封緘作業を自動化でき、人による作業負担を軽減できます。特に大量の封入封緘作業においては、自動化することで、作業時間を短縮でき、封入ミス防止など品質も担保できます。
ただし、導入コスト、運用コスト等、一定の費用が掛かります。
(3) 封入封緘作業をアウトソーシングする
こちらは、自社で封入封緘機を導入するのではなく、封入封緘のアウトソーシングサービスを提供している会社に作業をアウトソーシングする方法です。
アウトソーシングすることで、封入封緘作業の負担が無くなるほか、専門とする会社が作業を行うことで、品質向上や、場合によっては封入封緘前後の封入物の印刷や発送作業(郵便局への差し出し)等も委託でき、更なる作業負担の軽減が見込めます。

封入封緘をアウトソーシングすることで得られるメリットについては、当社の以下コラムでもご紹介しています。ぜひご覧ください。
TLP知恵袋|封入封緘をアウトソーシングすることで得られるメリットとは?

さいごに

封入封緘についてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
当社は、封入封緘作業だけでなく、デザインや印刷、発送など、通知物やDMを送る上で必要な作業をトータルでご提供しています。
また、請求書や給与明細書等の通知物において、紙の通知物だけでなく、一部の送付先へ電子化しての配信も可能です。「どうしても紙で送らなければならない送り先が一定数ある」「いきなり全件を電子化して配信するのは不安」などのお客さまへは、紙と電子を併用した送付等の運用をご提案しています。
「封入封緘作業や通知物、DM作成の作業のアウトソーシングを検討している」「アウトソーシングの費用感を知りたい」等ございましたら、まずはお問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。

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