お客さま情報

※写真はイメージです

業種　コンサルティング、人材派遣業
資本金　約6億円
売上高　約360億円(連結)
従業員数　約1,500名(連結)
国内約12拠点
グループ会社　約20社(海外含む)

こちらのお客さまは、グループ会社全体のバックオフィス業務を担う、シェアードサービス会社です。

アウトソーシング前の状況

こちらのお客さまもホームページのお問い合わせフォームからお問い合わせをいただきました。
業務部門様を訪問してヒアリングさせていただいた内容は以下のとおりでした。

１.業務の概要
(１)発行件数は、月間約1,800通。
(２)請求締めは毎月15日、20日、末日。
(３)オフィスの複合機でＡ４用紙にカラー印刷し、手作業で仕分けし封筒に封入して最寄りの郵便局に持ち込んでいる。

２.課題と問題
(１)月末締め請求書の発行業務を行う日は、１~２人が１日がかりになってしまい、本来の業務ができない。
(２)請求書、請求明細書、同封する資料は、別々のシステムからPDF出力されるため、自動化ができず、仕分けが煩雑で誤封入のリスクもある。
(３)送付する内容に合わせて封筒の表面に、「請求書在中」、「請求書在中+親展」といったスタンプを手作業で押しており、封筒の管理と余計な作業が増えている。
(４)システムの都合上、PDFファイルしか出力できない。

当社のご提案

ヒアリングした内容を元に提案と見積もりを提示しました。提案の主な内容は以下の３つです。

１.請求データ伝送環境の提供
(１)セキュアなオンラインストレージによる請求データ(PDFファイル)伝送環境を提供しました。
(２)詳しくは、「データ送信の方法」をご覧ください。

２.PDFファイルの編集とマッチング
(１)別々のシステムから出力されるPDFファイル名の付与ルールを提案しました。
(２)このルールに基づき判別を行い、PDFファイルから抽出したテキスト情報を利用することで、請求書、請求明細書、同封資料のPDFファイルのマッチングをシステム化しました。当社はこのようなPDFファイルの編集ができる環境を有しています。詳しくは「請求書のアウトソーシングに利用するデータ」をご覧ください。
(３)また、ワンプッシュレターを利用することで、送付する内容に合わせて封筒の表面に、
　「請求書在中」、「請求書在中+親展」などを印刷する工程まで自動化しました。

３.セキュリティーの向上
(１)印刷から封入封緘までを自動化するワンプッシュレターを利用することで、誤封入を防止しています。
詳しくは、「個人情報を守る封書 ワンプッシュレター」をご覧ください。
(２)当社のDPSソリューションセンターのセキュリティー体制をご紹介し、ご納得いただきました。

アウトソーシングにあたり、PDFファイル名の付与ルールの提示など、お客さまにメリットのある提案を行いました。さらに連絡に関する運用ルールまでを含めて提案し、そのこともご評価いただき採用となりました。

導入効果

では、狙いどおり期待した効果は達成できたでしょうか。お客さまにヒアリングしました。

 １.業務の省力化 
(１)発行業務で１番面倒であった印刷、仕分け、封入封緘をアウトソーシングすることで、業務の大幅な省力化が図られました。
(２)封筒、スタンプの管理が不要となりました。

 ２.請求先へのサービスレベルの向上 
(１)機械による印刷と自動封入封緘することで、これまでの請求書よりもきれいでわかりやすいものにできました。
(２)ご案内文を封筒に印刷することで、お客さまへの情報提供も容易になりました。

 ３.業務の拡張と将来性 
(１)お客さまはシェアードサービス会社であり、アウトソーシングにより省力化が実現できたため、新たなグループ会社の業務も取り込むことができました。これにより売上向上にも貢献できました。今後も対象の会社を増やしていく予定です。グループ会社が増えた場合は封筒に印刷する社名も変更しています。
(２)PDFファイル名のルールに沿って設定することで、新たな書類の追加が簡単になりました。

当初の要望をクリアし、業務省力化だけでなく売上向上も実現できました。アウトソーシングは成功したといえます。

まとめ

アウトソーシングの開始はゴールではなく、継続した業務改善のスタートとなります。こちらのお客さまにおかれましても、業務改善の提案を継続しています。